Muitas empresas precisam passar por mudança de escritório, por várias razões e, independentemente do motivo, é preciso planejar toda a operação muito bem.

Ou seja, ninguém faz uma mudança inteira de um dia para o outro. Existem riscos e imprevistos que precisam ser devidamente mensurados antes, bem como a definição dos processos e etapas de mudança precisam ser considerados para não impactar nas rotinas.

Ou seja, as empresas que estão prestes a mudar de endereço devem prestar atenção a alguns aspectos importantes.

No texto a seguir, você vai encontrar detalhes sobre vários deles. Desde técnicas para escolher o melhor imóvel para o seu negócio até estratégias eficientes de logística.

Acompanhe os tópicos que vêm na sequência e saiba como proceder ao longo de mudanças.

Veja como se preparar para uma mudança

Toda mudança envolve muitos elementos. Pode ser uma empresa pequena do ramo de Marketing ou uma multinacional, sempre há uma série de detalhes a se analisar.

Se não houver o mínimo planejamento, o negócio corre o risco de ter itens fundamentais extraviados, prejuízos, perda do prazo para a mudança e problemas na integração da equipe no novo endereço.

Portanto, você já deve ter percebido que se planejar com antecedência é o segredo para tudo correr com segurança.

Nos tópicos a seguir, mostramos os pontos centrais de uma mudança de escritório. Continue lendo para conhecê-los.

1.Faça um checklist

Para evitar que alguma etapa da mudança seja negligenciada, escreva todos os itens que precisam ser tratados e em quais etapas cada móvel, por exemplo, precisa ser enviado para o novo espaço.

Esse processo pode ser em um papel ou em um aplicativo, por exemplo, mas precisa ser bem planejado e constantemente avaliado. 

Assim como uma campanha de Inbound Marketing tem que seguir um cronograma pré-definido, a mudança também se beneficia muito dessa organização e acompanhamento.

Alguns dos pontos que merecem nota incluem:

• Custos;
• Inventário de itens que serão transportados;
• Inventário de itens que serão doados ou vendidos;
• Meios de transporte;
• Cuidado com as correspondências;
• Atualização do endereço nas mídias da empresa.

Cada um dos tópicos citados na lista possui detalhes menores. Então, trata-se de um trabalho minucioso e muito importante para tudo correr bem.

2.Saiba escolher o imóvel novo

Cada negócio se muda por um (ou mais de um) motivo. A escolha do novo endereço tem que se basear nisso.

Acima de tudo, é mais recomendado escolher um local que permita que a empresa cresça do que se limitar a resolver uma questão mais pontual.

Por exemplo, se o negócio precisa mudar para comportar novos maquinários, é preferível ir para um imóvel que tenha espaço de sobra para outras máquinas que poderão ser adquiridas no futuro.

Fique atento ao Marketing de Conteúdo da corretora de imóveis para saber exatamente qual é o imóvel perfeito.

3.Delegue funções

Toda a equipe precisa participar do processo de maneira organizada. O ideal é separar os colaboradores em equipes e delegar tarefas a cada uma delas.

Os agrupamentos devem responder a um líder responsável. Assim, evita-se que haja descentralização ao longo do cumprimento das tarefas ou mesmo que haja conflitos de informações e, consequentemente, a perda de algum material/etapa.

O trabalho em equipe é a tônica das empresas, tanto para elaborar campanhas de Twitter Ads quanto para fazer uma mudança.

Afinal, existem tarefas prioritárias e secundárias a serem feitas. Os membros envolvidos têm de conhecê-las para serem capazes de entregar bons resultados em tempo hábil.

4.Faça logística estratégica

Na hora de começar a despachar os itens, escolha os objetos menos usados primeiro. Ao fazer isso, os colaboradores não vão sentir falta de itens fundamentais e o trabalho poderá transcorrer melhor.

Além disso, é mais fácil iniciar a organização no novo espaço pelos objetos menores. Não envie todos ao mesmo tempo.

As chances de extravio aumentam muito e a separação de cada objeto será muito mais complexa desse jeito.

5.Planeje a organização no novo móvel

Antes da mudança começar, é essencial que pelo menos um profissional responsável visite o novo endereço diversas vezes.

É adequado começar a pensar na organização já nesse início. Características como número de tomadas e dimensões dos cômodos, por exemplo, devem ser registradas.

Dados como esses são imprescindíveis para definir onde cada departamento vai se localizar no novo ambiente.

Além disso, essa é uma forma de facilitar o planejamento da logística dos objetos e de organizar os setores e próximas atividades.

Conclusão

Você acabou de conhecer os detalhes das principais etapas de uma mudança de escritório e as informações que esse material traz são ideais para otimizar o processo de mudança e permitir que ela seja feita com mais tranquilidade e qualidade. 

Com elas, você evita dores de cabeça e perda de produtividade, entre outros tantos problemas possíveis.